Claves para elegir tu proveedor elearning

¿Cómo elegir el mejor proveedor de elearning? Si estás pensando en formación on line, si quieres formar a tus empleados usando elearning, si tu idea es comprar cursos de catálogo o desarrollar un contenido personalizado a tu medida, si quieres disponer de una universidad corporativa propia, un campus virtual o un simple Learning Management System (LMS), si has pensado en formar a tus empleados usando gamificación… está claro que tienes una importante decisión por delante: saber con quién quieres iniciar o continuar ese viaje. Elegir el compañero adecuado te hará disfrutar de un placentero viaje o por el contrario sufrirás un tortuoso camino que puede hacerte abandonarlo antes de llegar a la meta.

En este artículo te proponemos algunos aspectos para ayudarte a elegir un proveedor elearning. Siempre puedes acudir a una referencia externa, a la suerte o a la prueba y error, pero reflexionar sobre estos aspectos seguro que te ayudará a que esa decisión sea lo más acertada posible.

 

La importancia de la formación en las empresas

Uno de los primeros asuntos que una empresa debe valorar antes de dar este paso es tener claro el papel de la formación dentro de su empresa. Aunque esto sea obvio, no por ello es menos importante.

Una vez se tiene claro el proceso formativo a desarrollar, una vez los objetivos están claramente definidos, se debería, siempre, pensar en la modalidad formativa más adecuada. En ocasiones, este paso no se realiza. Se da por sentado que toda la formación de la empresa se hará de la misma forma, todo presencial o todo on line. Este es un error, bajo mi punto de vista, muy habitual. El hecho de disponer de una sola modalidad de formación en una organización que potencia y valora la formación interna, es una política que no favorece para nada el desarrollo de la misma a largo plazo. En la mayoría de las ocasiones, se realiza debido a la comodidad que plantea organizativamente disponer de una única metodología, en otras es simplemente un miedo al cambio (“en mi empresa la formación elearning no funciona…”).

En todo proceso formativo, debe haber un momento en el que se analice cuál es la mejor modalidad o metodología para atender uno u otro curso. En base a los alumnos, situación geográfica, horarios, duración, tipo de curso… será más adecuado proponer un proceso formativo presencial en aula, un curso elearning, o una formación presencial a distancia, por ejemplo. De antemano, se deberían tener en cuenta todas estas alternativas, de modo que se elija la que realmente más se adecue al colectivo a formar, evaluando pros y contras de todas ellas. Si estás en este paso y alguno de tus cursos debe cubrir la formación para colectivos dispersos geográficamente o poco homogéneos, o valoras que puedan aprender cada uno a su ritmo… probablemente tu decisión sea lanzar un curso en modalidad online, elearning. Ahora es cuando debes decidir con qué proveedor harás el camino.

Bien sea porque nunca has hecho un proyecto elearning o porque, aunque este no sea el primero, no dispongas de todas las piezas para completarlo, debes tener en cuenta una serie de factores de cara a decidir y elegir el mejor de los proveedores para desarrollar tu proyecto. Ten en cuenta que no solo necesitas un curso sino un buen curso y, probablemente, también necesitarás:

    1. Recursos que complementen la formación (aulas virtuales, artículos…).
    2. Un LMS o gestor de contenidos.
    3. Puede que sea interesante una Red Social Corporativa o un entorno social de aprendizaje, si pretendes dotar de ventajas comunicativas a los alumnos.
    4. Dinamización y atención a los usuarios (soporte y call center).
    5. Acceso desde dispositivos móviles.
    6. Desarrollo de un curso personalizado a medida.

A continuación, te detallamos las 7 claves que debieras tener en cuenta para elegir el proveedor de elearning más adecuado a tus necesidades. No pretendemos que esta guía sirva para evaluar al mejor de los proveedores en general, sino al más adecuado a tus necesidades.

 

Consideraciones al elegir proveedor elearning

 

1. Experiencia

Este es uno de los puntos más importantes a tener en cuenta. La experiencia siempre es un grado.

La crisis ha hecho que muchas empresas hayan desaparecido, algunas muy especializadas, apareciendo pequeñas compañías, microempresas, que pueden cubrir ciertas necesidades. Es preciso evaluar bien la aportación y adaptación de este tipo de empresas a las necesidades del proyecto a desarrollar, analizar riesgo, el precio, la experiencia, los plazos…

En los casos en los que tu proyecto elearning suponga no solo un curso más, sino un primer curso elearning, ten en cuenta que no solo estás poniendo en marcha un curso, estás lanzando una modalidad formativa. De sus resultados depende que esta nueva modalidad se extienda como algo natural en la compañía o se abandone después de un tiempo. Debes tratar de buscar proveedores con amplia experiencia demostrable en el tipo de proyecto que pretendes desarrollar. No todos los proveedores elearning son especialistas en todas las áreas elearning: los hay centrados en el desarrollo de cursos personalizados a medida, otros son expertos en tecnología educativa (campus virtual, universidades corporativas, LMS…), algunos disponen de catálogos de cursos on line ya desarrollados y listos para su uso…

En este momento deberías:

    1. Identificar tus necesidades (LMS, curso personalizado o standard, dinamización…).
    2. Buscar un proveedor que pueda cumplir con todo lo necesario.
    3. Pedir y evaluar su experiencia en proyectos similares realizados en los últimos años.
    4. Si no encuentras un proveedor que cumpla tus expectativas en todos los campos, la decisión puede implicar tener más de uno, por ejemplo uno para plataforma y otro para el desarrollo de tu curso y puesta en marcha.

Busca la experiencia de proyectos exitosos, busca un proveedor que sea capaz de replicar éxitos y evitar fracasos en base a experiencia acumulada.

 

2. Especialización

Cuando buscas un proveedor elearning debes poder encontrar ciertas características esenciales en él, pero la primera y más importante, bajo mi punto de vista, es que sea especialista en lo que haga. Si buscas, te vas a encontrar con compañías tecnológicas que disponen de áreas de formación. Suelen ser grandes compañías con amplia experiencia tecnológica pero no demasiada orientación educativa. También te puedes encontrar con otras del sector de la formación presencial que aportan mucho conocimiento educativo, pero no disponen de la tecnología más adecuada o no son capaces de desarrollarla e implementarla.

Tu proveedor elearning debiera ser una empresa:

    1. Especializada en formación como primer requisito.
    2. Pero también, y de forma y manera necesaria, experta en el uso de tecnología para la formación.

Debes pedir a tu proveedor elearning que hable el lenguaje de la formación como la mejor empresa de formación presencial, pero también que use la tecnología adecuándola a las necesidades de la formación como el mejor de los proveedores tecnológicos.

 

3. Tamaño

En función del proyecto que quieras desarrollar, este es un punto importante a tener en cuenta. No es lo mismo desarrollar un curso personalizado a la medida sobre un procedimiento interno, un manual de acogida o una formación sobre aplicación, que una formación para una pequeño colectivo mediante un curso de catálogo (office, idiomas…). No es lo mismo formar a 10 personas en un curso de habilidades directivas que lanzar una formación que debe llegar a un colectivo de 10.000 personas distribuido por todo el mundo.

Un proyecto elearning puede requerir de muchos perfiles diferentes que nada tienen que ver entre sí:

  • Si quieres desarrollar un curso personalizado a medida es necesario que haya diseñadores gráficos, guionistas, locutores, un jefe de proyecto experto, pedagogos… puede que también programadores, locutores…
  • Si pretendes que tus alumnos completen ese u otro curso en plataforma, gestionando la formación y atendiendo a seguimientos, informes, justificaciones… serán necesarios perfiles como dinamizadores, expertos en la materia, operadores de call center…

Las empresas pequeñas pueden ser ágiles, efectivas y una buena solución para un tipo de proyectos muy concretos donde el alcance este muy acotado y definido, pero si tus expectativas son mayores, son más ambiciosas, debes tenerlo en cuenta. Las empresas demasiado grandes puede que no sean capaces de atender todas las necesidades específicas y puntuales.

Analiza tus necesidades presentes, piensa en las futuras y elige uno o varios proveedores, los mejores, los más adecuados, que puedan aportarte soluciones más allá de un puntal proyecto.

 

4. Innovación

Si buscas un proveedor que te aporte algo más que atender una necesidad puntual debes pedirle innovación. Si lo que quieres es que te aporte ideas, te abra posibilidades, te facilite el camino debes pedirle que sea innovador. No puedes, no debes, elegir simples revendedores de licencias, de cursos… por muy buenos que sean implantándolos o poniéndolos en marcha.

Los proyectos educativos basados en elearning, utilizando nuevas tecnologías, llevan un componente innovador y motivador para las personas. Si eres capaz de aportar mejoras, novedades, utilidades para tus alumnos, de forma que les haga atractiva la formación ganarás mucho, conseguirás que las formaciones sean menos aburridas y más atractivas, más cercanas al éxito, con mejores resultados y menos abandonos, con más motivación.

En este sentido debes buscar proveedores que dispongan de tecnología propia, desarrollen y mejoren sus productos, los adapten a las necesidades reales de las personas y sean autónomos a la hora de poder hacer esas mejoras. Si tu proveedor, por ejemplo, es un revendedor tecnológico, debes tener en cuenta esa limitación a la hora de buscar adaptaciones, mejoras, nuevos proyectos…

Si quieres buscar un proveedor de referencia, este debiera ser capaz de desarrollar sus propios contenidos, disponer de tecnología educativa desarrollada por él, desarrollar cursos personalizados a medida con recursos propios, contar con soluciones de gamificación propias… quizás no todo ello, pero en  cuantos más áreas se desarrolle, mejor. En general, si la apuesta es a largo plazo, debes pedirle que invierta en innovación.

 

5. Localización

Otro factor importante que deberías tener en cuenta es la localización del proveedor. Su cercanía o lejanía pueden facilitar o complicar la interlocución.

Este factor no es en sí mismo ni bueno ni malo, pero sí es recomendable tenerlo en cuenta antes de tomar una decisión.

En muchas ocasiones la decisión de compra de un software tecnológico se hace en base a las referencias y experiencia, atendiendo a criterios de más amplios cuanto mayor es la empresa. La garantía que nos puede ofrecer una solución internacional, con miles de implantaciones en todo el mundo, es algo muy a tener en cuenta y probablemente no pueda ser igualada por soluciones locales. Por otra parte, la adaptación y personalización, así como la atención cercana (y en el mismo idioma) es algo que muchas veces una solución internacional no puede ofrecer en igualdad de condiciones con una empresa local.

La experiencia nos indica que muchas compañías optan por soluciones internacionales buscando garantías y funcionalidades ya desarrolladas, pero a veces se encuentran con muchos problemas de adaptación, personalización e interlocución, por no hablar de costes, y cambian a soluciones más locales, con más carga de adaptación y personalización. Pero también ocurre al revés. En grandes compañías, normalmente este proceso es cíclico, variando en función de diversos factores.

Ten en cuenta este factor, la localización de tu proveedor, piensa en él, sus pros y sus contras, los plazos, objetivos, costeses una importante decisión que condicionará otras futuras actuaciones.

 

6. Solvencia económica

Cuanto más ambicioso sea tu proyecto, más grande, más estratégico, innovador… o más costoso… más debes tener en cuenta la solvencia de tu proveedor. En los grandes proyectos, tu proveedor se convertirá en tu partner. El desarrollo del proyecto dependerá de las garantías que tu proveedor pueda aportarte.

La situación económica de los últimos años ha debilitado a las empresas del sector elearning… las que quedan claro, porque la mayoría han desaparecido.

Está claro que si solo pretendes comprar unas pocas licencias a un proveedor, la solvencia económica no es algo por lo que debas preocuparte, pero si lo que necesitas es proyecto que se desarrollará durante meses o años debes asegurarte contar un partner sólido, que no te deje abandonado en el camino con un producto a medias.

En este sentido, buscar la evaluación externa, la valoración objetiva de la situación de nuestro futuro proveedor o partner es una medida más que aconsejable. Empresas como Einforma o Axesor te pueden ayudar en ello. Con un mínimo coste y de forma rápida tendrás la información que te puede ayudar a tomar esa decisión. La solidez de tu proveedor debe poder garantizar el desarrollo del proyecto durante la vida del mismo.

No sería recomendable, por ejemplo, plantear un proyecto de campus virtual, una universidad corporativa o un LMS, con una empresa sin la solvencia económica suficiente de modo que me garantice la continuidad de la inversión realizada en la adquisición tecnológica.

Antes de tomar una decisión para un proyecto a medio o largo plazo, tómate tu tiempo y busca información sobre la solvencia, económica y técnica, de la empresa con la que vas a trabajar. Este tiempo invertido puede ahorrarte muchos disgustos en un futuro próximo.

 

7. Precio

Por último, no por menos importante ni obvio, hay que destacar el aspecto económico. El precio. A veces, muchas veces, es un factor determinante y sobre el que gira una gran parte de la decisión a tomar.

Quizás sea este el factor más fácilmente medible desde el punto de vista numérico, es obvio, y más difícil de calibrar desde el punto de vista de rentabilidad y adecuación a nuestras necesidades.

Si hablamos de precios, poco tenemos que decir. Cabe reflexionar sobre lo que es caro o barato. No existe una solución cara o barata, sino apropiada o no. Cualquier decisión basada únicamente en el precio puede ser la más costosa de las soluciones a medio y largo plazo. Lo ideal, desde luego, es buscar una solución que, encajando en presupuesto, pueda darnos las garantías suficientes para cumplir con los objetivos deseados, sino al 100%, si al menos en buena medida.

Este análisis se hace siempre y cuando la búsqueda de la solución formativa elearning se haga bajo el prisma de la calidad, es decir, poder encontrar una formación adecuada a cumplir con el objetivo de la formación, potenciar el desarrollo y desempeño de las personas y las organizaciones. Si hablamos de justificar horas, cumplir con cupos, conseguir y justificar subvenciones… estamos hablando de otra cosa, desde luego no de formación. Este modo de tratar la formación, como un negocio de justificaciones, a veces injustificables, ha hecho y sigue haciendo mucho daño al negocio de la formación, y ha dejado muy tocado al sector elearning. Evidentemente, aquí la calidad no es un plus, lo que se busca es precio a costa de nada… pero ese no es el objeto de este análisis.

Busca la solución que, encajando en precio, mejor se adapte, o pueda hacerlo, a tus necesidades presentes y futuras. El precio nunca puede ser el primer factor de decisión si quieres que tu elección sea la correcta.

Espero que estas líneas te hayan servido como ayuda y referencia, como reflexión, de cara a evaluar posibles proveedores elearning. Podíamos haber evaluado más factores (moda, imagen, catálogo…) pero hemos elegido los 7 que consideramos más significativos.

Si ya estás trabajando con algún proveedor, pensar en estas 7 claves te ayudarán a reflexionar sobre el futuro con ellos. Si todavía no has desarrollado proyectos estratégicos en el campo elearning, dedica algo de tiempo a evaluar estos y otros factores, para que la decisión pueda ser lo más acertada posible. Si todavía no lo tienes claro, vuelve a pensarlo, busca la ayuda de expertos, y prepárate para dar el paso. Lo más importante es que lo des con solidez, convencido y con un buen acompañante.

Guillermo Gredilla
Director General de Avanzo